 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
117
Например:
1997 год
1998 год
Канцелярия
Канцелярия
Отдел кадров
Отдел кадров
Отдел маркетинга
Отдел маркетинга
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Отдел труда и зарплаты
Отдел труда и зарплаты
и т.д.
Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором
они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и
переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было
закончено делопроизводством.
Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости
содержащихся в них документов по такой примерной схеме:
-
приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к
основной деятельности;
-
приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
-
планы, сметы;
-
отчеты, балансы;
-
доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии
или по алфавиту.
При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым
перечнями документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел.
Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется
самостоятельная опись.
При большом объеме специальной документации - технической, технологической,
рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи.
В описание каждого дела входит:
- порядковый номер
- индекс дела
- заголовок дела (в т.ч. и аннотация)
- дата
- количество листов
- примечания
В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется
дополнительная графа - срок хранения дела.
Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в
котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер,
который тут же проставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись
под самостоятельным номером.
Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми
заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные
обозначить словами "то же". При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в
опись полностью.
Например:
Переписка с фирмой "Агат " об установке нового и замене старого оборудования.
То же с фирмой "Восток"
То же с фирмой "Заря"
Графа описи "Примечания" обычно в делопроизводстве не используется. В дальнейшем
в ней при при¸ме дел в архив делаются отметки об особенностях физического состояния
дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.