 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
115
Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола или
переплетаются.
При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень
близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если
нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу
подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.
Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу
должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. Для
обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется безкислотный картон.
Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи,
рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками
или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их
можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.
8.3 ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛ
Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Е¸ элементы определяет
ГОСТ 17914-72.* Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по
номенклатуре:
- наименование учреждения и его подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводственный индекс дела;
- заголовок дела;
- срок хранения дела.
* ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические
требования. — М., Изд-во стандартов, 1972.
При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы
уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к
документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляется также:
- дата дела;
- количество листов в деле;
- архивный шифр дела.
На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в
верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования
государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в
течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли
изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к
хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
Заголовок дела был перенесен на обложку в начале года из номенклатуры дел. Он
нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра
документов. Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко в обобщенной форме
отразить основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в доку-
ментах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело,
переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы,
отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее
вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные докумен-
ты, документы - приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по
личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить
предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по