Navigation bar
  Print document Start Previous page
 114 of 212 
Next page End  

114
Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки,
скрепки). В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-
заверителя для заверительной надписи, и, в тех случаях, когда к делу будет составлена
внутренняя опись, бланки форм внутренней описи.
Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования,
нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не
задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации
листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист
заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том
нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
лист (даже если он сложен). Документ сложенный пополам и подшитый за середину
нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на
оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или
вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным
номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на
них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д., то же самое
делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления
отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено
много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета
количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись,
в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов,
оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле:
литерные и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами;
номера листов с конвертами и вложениями в них; номера крупноформатных листов, карт,
рисунков и т.д.
Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего
листа запрещается.
Форма листа-заверителя дела дана в приложении к "Основным правилам работы
государственных архивов", "Основным правилам работы ведомственных архивов". Формы
не идентичны, но состав информации, вносимой в формы, одинаков.
Для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных, дел о
присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при
подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя
опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки
которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись
облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации.
В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и
прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов
описи.*
* Формы внутренней описи дела приведены в Приложении к "Основным правилам
работы государственных архивов", "Основным правилам работы ведомственных архивов".
Форма не унифицирована.
Сайт создан в системе uCoz