 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
113
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт.
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
типизирована.
Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается
ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации,
после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.
При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожении
проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного
хранения за этот же период.
По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы
вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых
указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к
уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.
В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и
самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих
организаций, акт о выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
составляется и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов
сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения
руководителем данной организации. "Организация обязана систематически описывать
документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет),
обеспечивать их сохранность и учет..."*
* Основные правила работы ведомственных архивов,с.29.
8.2 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние
документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для
последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.
Оформление дела - "подготовка дела к хранению в соответствии с установленными
правилами",* проводят работники структурных подразделений, ответственные за
формирование и хранение дел или секретарь. В зависимости от ценности документов и
соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное)
оформление дел.
* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, п.43.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени
подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с
номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли
документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не
нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в
другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В
соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения
управления" и "Основных правил работы ведомственных архивов" проводится их полное
оформление, которое включает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов;
- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- оформление всех реквизитов обложки дела.