Navigation bar
  Print document Start Previous page
 112 of 212 
Next page End  

112
ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы.
Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление
документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ве-
домственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в
первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.
В последние годы вышло два новых перечня: "Перечень документов, образующихся в
деятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения"
(1994 г.) и "Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности
Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы" (1995 г.).
Кроме того, надо знать, что по инициативе Государственной налоговой службы
Российской Федерации Росархив в 1996 г. увеличил сроки хранения бухгалтерских
документов с 3 до 5 лет. Сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в Перечне
типовых документов..., по мнению налоговой службы, не обеспечивали применение
экономических санкций при наличии нарушений, связанных с исчислением и перечислением
платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Новые сроки хранения бухгалтерских
документов закреплены в Федеральном законе О бухгалтерском уч¸те в ст. 17. В ней
сказано: "Организации обязаны хранить первичные уч¸тные документы, регистры
бухгалтерского уч¸та и бухгалтерскую отч¸тность в течение сроков, устанавливаемых в
соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти
лет".
Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения
ревизии или истечения срока действия договора.
В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются
постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 1993 г.
исчисляется с 1 января 1994 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой
продукции за 1993 г., имеющие срок хранения 3 г., могут быть отобраны к уничтожению в
1997 г.
Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры
дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие
статьи перечней.
Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел,
указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть
и другие категории документов.
Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что
осуществляется путем полистного просмотра дел.
Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения
в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и
документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.
Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и
следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для
наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного,
трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.
В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:
- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный
архив;
- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив
учреждения.
Сайт создан в системе uCoz