 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
111
- аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;
- налоговые декларации;
- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и
объяснительными записками к ним;
- документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расч¸ты) по оценке и переоценке
основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.;
- паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной
государства;
- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;
- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
- лицевые счета по учету основного фонда.*
* Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности
Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы (1995 г.), ст. 304.
Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения
отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.
Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для
сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное
хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был
составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки,
отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии,
его также следует оставить на хранение.
Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного
отражения в сводных документах.
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально
разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных
материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки
хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий,
и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль,
планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт про-
дукции и т.п.).
В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых
перечней:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием
сроков хранения;
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные
архивы.
Кроме того коммерческие организации могут воспользоваться вышедшим в 1996 г.
справочным пособием "Управленческие документы постоянного срока хранения,
образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций
(хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)".*
* Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в дея-
тельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и
обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 1996.
Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных
отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и