 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
110
имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцеля-
рией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях,
фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.
* Примерное положение..." да¸тся в приложении к книге.
В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной
службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из
руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.
Из основных задач экспертной комиссии выделим:
- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных
подразделений;
- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения
которых истек.*
* Основные правила работы ведомственных архивов, с. 25-26.
Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются
большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель
и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.
Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:
- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения,
предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы,
планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами
власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в
основном подлежат постоянному хранению.
- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей
практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и
сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов
устанавливаются временные сроки хранения.
- документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих,
книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и
служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обра-
щаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и
др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в организации
долговременно.
Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или
секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как
производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают
сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение
подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность
учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.
Например, к бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся:
- сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним
(приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и
рекламации);
- годовой (сводный) отч¸т о финансовых результатах и их использованию;
- сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;
- протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и
балансов;
- аудиторские заключения;