 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
109
этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в
маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1995 г. должны быть
обработаны в 1997 г.
Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными
архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных
архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".
Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической
ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и
долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под
контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.
8.1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций,
предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть
документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к
документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая
может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе,
уч¸бе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на вс¸м протяжении жизни
человека. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в
научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С
экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них
потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и
найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому
систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического,
экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с
целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их
хранения на основе принятых критериев".*
* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 7.
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем
делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.
Первым этапом определения ценности документов можно считать составление
номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых
документов.
Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда
документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному
хранению или сдаче в архив учреждения.
И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное
хранение из архива учреждения в государственный архив.
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством
экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной
структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и
координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчин¸нных или
подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их
функции можно найти в "Основных правилах работы ведомственных архивов". 17 марта
1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение
о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федера-
ции".* На основе этого Примерного положения должно быть разработано положение об
экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия. Экспертная комиссия
создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников,