Navigation bar
  Print document Start Previous page
 95 of 197 
Next page End  

95
7.4. Информационно-справочные документы
К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и
объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы
предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации
каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут
не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть
только принята к сведению*.
* Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления), с. 118.
Акт
Акт это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий
установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях,
инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц,
проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов
и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-
хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт
оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты:
наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт),
дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество
экземпляров и их местонахождение.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его
составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном
падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с
помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении
дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения
проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их
перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех
случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть
указаны и названия этих учреждений.
Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели
и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст
констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из
нескольких пунктов.
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах,
которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью
(если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания
должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию
акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изло-
жить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.
Пример оформления акта см. на с. 99.
Сайт создан в системе uCoz