 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
9
подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются
типовыми, присущими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например,
прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность,
финансирование и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом
частично или не выполняться совсем.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах,
которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих
документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации
— это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам
происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению*.
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –М.: Госстандарт России, 1998. С.2.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе
использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение до-
кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так
как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе
федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации
используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую
деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.
Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как
письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности
органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.* Таким
образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного
применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
* Там же.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации
выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих
видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по
здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.
Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с
функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу,
а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета,
отчетности и т.д.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации,
вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением
номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением
экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения
потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, испол-
няющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла
вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в
механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое
внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой
зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и
стандартизация.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми
понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других
подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм,
правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом*. Применение
стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В
России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
* Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991, т.2, с. 407. Более пространное и детальное
определение стандартизации дано в ГОСТ Р 1.0—92 Государственная система стандартизации РФ. Основные положения.