 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
8
соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
издавать документы только в пределах своей компетенции;
соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и
оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и
регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты.
Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст
(предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть
составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий
распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного
расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения,
заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления раз-
работаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые,
беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с
компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не
обладает юридической силой.
Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с
чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени
и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа
— это первый (или
единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа
— это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного
документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или
свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние
признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их,
особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с
использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов,
изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие
экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах
учреждения. Устаревшее название таких копий —
отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты
документа, но не обязательно повторяет его форму.
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, с.2.
Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения.
Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр
подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа
(свидетельства о рождении, диплома и т.д.).
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с
законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке,
установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого,
обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и
телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной
информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию
подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность
электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.*
* Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля
1995 г. ¹ 24-ФЗ, ст.5.
В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда,
которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные