 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
7
Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав
реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из
определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно
оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов,
событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым
удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и
накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и
неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности
человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на
машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.
Официальные документы
— это документы, созданные юридическими или физическими лицами,
оформленные и удостоверенные в установленном порядке.* Среди них особую категорию составляют
служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как
официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.**
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, с.2.
** Там же.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней
организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их
структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих
решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также
материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и
как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих
документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов;
планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки
статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора
сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их
назначением как средства:
регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и
др.);
накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность
различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления
распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.
Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую
силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В
настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила
документа».
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как
означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.
Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он
адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных
подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются
документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа
— это свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком
оформления*. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица,
выпускающие документ, обязаны:
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998, с.2.