 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
6
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она
соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В
федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях
(независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает
управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или
структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность,
достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть
своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация
приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на
передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не
смогут принять участие в ее решении.
Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления
и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов,
приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает
информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может
существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень
быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если
они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет
ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется
большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят
закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые
нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления
информации.
Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного
изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что
информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на
функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических
результатов.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и
являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия
«документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для
юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для
историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а
специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих
решений.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено
следующее определение понятия «документ»:
Документ
— это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать*. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер-
мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия
«документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
* Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля
1995 г. ¹ 24-ФЗ, ст.2.
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами
(наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.*
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998, с.2.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется
целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.