Navigation bar
  Print document Start Previous page
 51 of 197 
Next page End  

51
Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица,
единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма
просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и
т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от
первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок
(приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма
изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили,
решили, предлагаем).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица
(слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного
числа (Иванов возражает ... и предлагает).
Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что
уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы
ВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страница — с.; так далее — т.д.; смотри
— см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые
сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках
давать его расшифровку. Например: ОРД (организационно-распорядительная документация).
Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической
информации, требованиями государственного стандарта* и правилами русской орфографии. Однако эти
документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений **
русского языка.
* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению,
изложению, оформлению и содержанию стандартов, п.4.12. Сокращения.
** Алексеев Д. И, Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. — М.: Русский язык, 1984.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные.
Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация,
постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще
всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных
подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их
обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при
постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого
документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-
справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по
одному вопросу.
Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются
в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид
документа, автор и дата.
При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации,
четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается
совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины,
основания или цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения,
решения, рекомендации. Например:
В январе 1998 г. институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в
России». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предприни-
мательства.
Просим принять участие и подготовить свои предложения. 
Декан факультета                                                                                                               И.А. Скокшина
В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа
рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы,
предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:
Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.
Сайт создан в системе uCoz