 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
49
Контрольные вопросы
1. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?
2. Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.
3. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.
4. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?
5. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?
6. Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?
7. Каковы порядок датирования документа и виды дат?
8. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?
9. Каков порядок адресования документа?
10. Какими способами оформляется утверждение документа?
11. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?
12. Какие требования предъявляются к заголовку?
13. Каков порядок оформления приложений к документу?
14. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?
15. Как оформляется согласование документа?
16. Каков порядок проставления на документах печатей?
17. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.
5. СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Требования к тексту документа
Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19
ГОСТ Р 6.30-97, посвященный тексту документа, начинается с указания на язык текста. «Документ
может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о
государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». ГОСТ
определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на
русском языке текст оформляется при направлении документов:
• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов
Российской Федерации;
• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта
Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
При составлении документа руководствуются следующими правилами.
Сначала уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.
Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму,
во многом определяющие стиль и характер изложения текста.
Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные
нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого рода. Это самый главный этап,
показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос
решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие
содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения
вопроса, грамотную его постановку.
Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы
избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах
проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке распорядительных документов.
Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного
вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.
Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав
всю необходимую информацию, составляют проект документа.
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.
Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-
либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и
доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.