 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
172
• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных
программ).
Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обеспечение надежного бесперебойного
электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются — источник
бесперебойного питания (ИБП).
Вторая задача — обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела,
подразделения и конкретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных
документов.
Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем
носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, CD-ROM и т.п.).
Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их
удалении или поломке компьютера.
Задача организации резервного копирования включает в себя:
• выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;
• организацию процедуры периодического копирования.
На компьютерах, не объединенных в локальную сеть, для хранения небольших объемов документов
могут использоваться стандартные дискеты.
Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два
накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети. В
небольших фирмах копирование с отдельно стоящих компьютеров может осуществляться путем
использования подключаемого внешнего устройства.
Не менее важна организация процесса резервного копирования.
Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее
правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным
копированием, пока не случится утеря важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что
только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня документов на внешний
носитель гарантирует от утери проделанной ими работы.
Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в
организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с
установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов,
либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирования важно, чтобы
сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. Ежедневное проведение
архивации данных может занимать всего 5—15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая
сохранность информации.
Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме — использование
специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.
Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации,
выявляют инфицированные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно
опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить
все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:
• нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);
• дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;
• документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.
Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дискетах, должен первым делом, получив
дискету, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие
вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с
дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях.
Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной
сети — отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и
предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на
дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными
сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов.
Еще один плюс от такого мероприятия — сотрудники не будут устанавливать на свои компьютеры
игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям рабочего
времени.