 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
166
листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с
вложениями и число вложенных в них листов и т.д.
Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа
запрещается.
Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и
фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела
(приложение 9). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.*
* ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. —М., 1972.
При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:
• полное наименование организации с указанием ее подведомственности;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера
дела по номенклатуре;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.
При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и
дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело
содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:
• даты дела (тома, части);
• номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);
• количество листов в деле;
• архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).
На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования
государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и
организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в
годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреж-
дения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвержденных руководителем организации.
Наименование организации должно указываться в именительном падеже. Если наименование
менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название берется в скобки,
новое дописывается под ним.
Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке
дела к хранению его заголовок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких
томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.
Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное
содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть
раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или
вид документов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это
переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.