Navigation bar
  Print document Start Previous page
 163 of 197 
Next page End  

163
6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на
государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный
документ — это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде
ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной
техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего
учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного — в
областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется
целесообразной.
7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной
документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание
квартальных планов и отчетов — годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются
отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший
содержание первичных.
8. Физическое состояние документа. Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если
документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть
копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.
Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней — систематизированных списков
видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни
документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих
управленческих документов без их дополнительного изучения.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении
номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а
также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и
уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В
министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи
документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи
подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-
проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают
указания организационно-методического характера.
ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно
включает три — пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы,
хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данного учреждения.
В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть
один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель
архивного органа.
Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами работы
ведомственных архивов и Примерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК)
министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) (см.
приложения 6 и 7). На основе Примерных положений должны разрабатываться положения об
экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной организации, предприятия.
В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями
ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами Федеральной архивной
службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами,
типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п.
В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов (п. 3.2.6) главными
функциями ЦЭК (ЭК) являются:
• организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей
дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному
составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
• подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения
предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
Сайт создан в системе uCoz