 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
157
может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного
года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых доку-
ментов на постоянное хранение.
В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно
проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о
выделении дел к уничтожению и т.п.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и
включенных в номенклатуру дел.
Итоговая запись о категориях и количестве дел:
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения
свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел,
переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется
дата составления.
Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение,
и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и
утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение,
номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной
организации, и только после этого утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один
экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном
подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах.
Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и
является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в
раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура
согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются
службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.
14.2. Формирование дел
Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии
с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.*
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.З.
После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и
систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого ис-
полненного документа.
Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает
быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.
В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они
изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных
правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок
формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству
конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации.
В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника,
отвечающего за делопроизводство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и организациях