 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
156
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе
типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни,
включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и
предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются
ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми.
Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) —
устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы
временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране-
ния всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в
деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять
лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.
Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января
1999 г.
Индексация дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют
условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по
производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый
номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного
подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс
дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен
индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером
«2» (02).
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год.
Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.
Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по
унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной
системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных
архивов. Формы номенклатур дел организации и структурного подразделения приведены в
приложениях 4 и 5.
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел,
количество томов, сроки хранения и примечания.
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела
номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных
заранее дел в случае их появления.
Вторая графа — названия заголовков дел.
Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании
делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется
именно тогда.
В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и
делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не
устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например,
инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми»
(например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же