 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
151
всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для
централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей
запрещается.
Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела отдельно от общей
переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому во-
просу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле
самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно
по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество
обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий
заявителей. Например, «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В»» и т.д. Если
обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма
сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам
работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.
При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и в хронологической
последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением,
или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только
исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан
оформляется по установленной форме.
Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях,
организациях и на предприятиях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как
и за сохранность всех документов, несут руководители. Сроки хранения этой категории документов
указаны в статьях Типовых и отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения*.
* Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов министерств, ведомств и других
учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. — М.: Главархив СССР, 1989, ст. 31—35, с.20—21.
Обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее
большинство этой категории документов, хранятся пять лет, но предложения, интересные для ис-1
тории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями,
имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства
в архив учреждения, а затем в государственный архив.
Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя оформление
дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей. В зависимости от сроков
хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица,
ответственного за работу с обращениями граждан.
Контрольные вопросы
1. Какие документы понимаются под обобщенным названием «обращения граждан»?
2. В каких нормативно-методических документах закреплены требования к работе с обращениями
граждан?
3. В чем особенность ведения делопроизводства по обращениям граждан?
4. Каков порядок регистрации обращений граждан?
5. Каковы сроки рассмотрения обращений граждан и порядок контроля за их исполнением?
6. Каков порядок группировки обращений граждан в дела и каковы сроки их хранения?
14. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
14.1. Номенклатура дел
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их
можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов,
т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов
или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную
обложку».*
* ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М., 1998, с. 3.