 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
140
12. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
12.1. Значение и виды контроля
Контроль исполнения задания — одна из функций управления. Цель контроля состоит в
обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно
выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу
— это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель
(учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и
своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных
подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило,
указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с
распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано
несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его
исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.
Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения
управления, а в небольшой фирме — секретарь. В Государственной системе документационного
обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль,
проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и
регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов,
информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать
своевременное и качественное исполнение документов».*
* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к
документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991, с.47—48.
Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие
процедуры:
• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства
(проводится в процессе регистрации);
• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения,
передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение
раздела «Ход исполнения»);
• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных
документов и поручений;
• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения
документов;
• внесение данных об исполнении документов;
• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по
структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне,
все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий,
составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распоряди-
тельных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения.
Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в
распорядительном документе.
Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для
исполнения обращений граждан.
В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение,
обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок
указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения
содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны
быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.