 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
127
сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а
также доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех
поступивших на имя руководства документов. При этом секретарь-референт выявляет документацию,
которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке — документы по
принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся
ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких
вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного
рассмотрения документов — в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов,
среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая
принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении
входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает
увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.
Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание
документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации,
хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений,
функции и специализацию отдельных сотрудников.
Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки
документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в
структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов
«спускается» на следующий уровень управленческой структуры, т.е. документы попадают к
исполнителю уже в день их поступления в организацию.
Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально — к нему
попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад
руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется
подборка справочных данных или предварительной переписки.
Движение документов задается резолюцией руководителя (см. гл. 4). В зависимости от содержания
и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.
Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и
управления не всегда требуют письменного ответа — они необходимы для ознакомления, содержат
инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в
принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с
документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в
левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления. На документе
делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое
проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.
Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного
ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в
оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки «Включено в план», «Включено в отчет»,
и подшивают в дела.
Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа.
Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной
информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность,
объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении
своей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации
и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. Свои соображения по характеру
исполнения документа исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в письменной
(представляя проект ответного документа) форме.
Проект документа проходит этап согласования — сбора виз руководителей структурных
подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс
согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта
документа для сбора замечаний и предложений — так называемое параллельное согласование. Однако
иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных
подразделений.
Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в
организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией