 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
124
внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и
оргтехники.
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Госстандарт России, 1998, с.З.
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или
канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным
формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в
пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и
др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема
дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество
копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие документы составляются
на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило
подсчета документов — однократность.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об
объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема
документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и
состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота
существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков
резко возрастает количество поступающих документов, в конце — отправляемых.
Кроме того, учет документооборота позволяет:
• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных
исполнителей;
• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям
структурных подразделений или должностных лиц;
• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их
отдельных операций;
• установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для
функционирования аппарата управления;
• рассчитать численность службы делопроизводства.
9.4. Прием, обработка и распределение поступающих документов
Прием и первичная обработка
Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота,
организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки
документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их
распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.
Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов
обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для
этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного из
структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не
выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же
функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка
документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.
Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное
правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту
с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее
доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и
сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду
с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети,
электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их
командированными сотрудниками других учреждений.