 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
121
обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была
проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения
основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее
важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД ис-
следователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов.
Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с
машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих
прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было
повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы
широко проводились на Западе* и у нас в ЦЭМИ АН СССР.
* Брандон Д.Х. Организация работы на вычислительном центре: Пер. с англ, — М.: Статистика, 1970, с.295.
Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию
движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно
обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в
сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач,
которые ставились при управлении документами — совершенствование делопроизводства и создание
условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:
• объединение различных источников документной информации в единую сеть;
• организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;
• устранение дублирования информационных и документационных потоков;
• унификацию приемов работы с документами.
В Основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и
отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции
закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов
(например, распорядительных), которые включают все пункты обработки документов (в том числе и
автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются
руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с
документами или в виде приказа руководителя.
Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные документы, как устав,
положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в
инструкции по работе с документами они закрепляются вторично (см. гл. 8).
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную
проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных
процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
9.3. Основные правила организации документооборота в учреждении
Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными
параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации.
Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению,
согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает
все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в
дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило
организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и
прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения
документов необходимо выполнение следующих правил:
• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения
технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных
деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке
— регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий
документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.