 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
120
включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов
движения, сокращению видов документов.
Последующие нормативные акты по регламентации работы с документами — Примерная
инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки
документальной части делопроизводства и работы архивов (1963 г.) — не имели в своем составе
разделов по организации документооборота. В эти годы в литературе термин «документооборот»
практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли с делопроизводством в
целом, или заменяли термином «организация переписки». Термин «документооборот» в эти годы
обозначает и движение документов, и их объем (количество)*, поэтому в нормативных документах
1960-х годов внимание уделяется не движению документов, а отдельным технологическим операциям,
выполняемым в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д.
* Малитиков АС., Сельский Д. И. Руководство по делопроизводству. — М., 1969, с. 109.
С середины 1970-х годов понятие «документооборот» становится однозначным, чему
способствовало закрепление определения термина в государственном стандарте на терминологию.*
* ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1970.
В этот период во всех прикладных разработках и исследованиях документационных процессов
проводится углубленное изучение параметров документопотоков, разрабатывается методика
обследования документооборота, его количественных и качественных характеристик. Проведение
широких исследований такого плана связано как с документоведческими прикладными разработками,
выполняемыми в рамках подготовки Основных положений ЕГСД, так и с разработкой и внедрением
автоматизированных систем управления (АСУ). При разработке информационного обеспечения
автоматизированных систем была создана методика изучения маршрутов движения документопотоков,
их параметров с помощью математических методов. Комплексное исследование делопроизводства в
аппаратах управления различных уровней в значительной части было посвящено проблемам
организации движения документов. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в
организации движения документов:
• отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях
одинаковых уровней и направлений деятельности;
• наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;
• неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования,
редактирования и др.);
• несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к
передаче документа разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции;
• отсутствие правил передачи документов, их доставки, курьерской связи.
Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы
организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:
• оперативность движения;
• единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
• однократность операций одинакового целевого назначения;
• исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой
необходимостью).*
* Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. — М., 1974, с.23-24.
Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации
движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам,
правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.
Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом,
определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное
правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с
минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях
можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется