 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
118
9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
9.1. Проблема совершенствования документооборота
Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет
тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом
увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста
объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность
документообразования.*
* Мингалев B.C. Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. —
М.: МГИАИ, 1983, с.28.
Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время
производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда
в управлении. Этот разрыв — одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых
странах мира.
Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.
Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-
технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой
продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов
управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества
документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом,
возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами
документирования.
К субъективным причинам относят:
• бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих
инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан.
Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для
подстраховки, на всякий случай;
• незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства,
нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В
результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;
• неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ,
содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее
приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (струк-
турных подразделений) разъяснительного характера;
• несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств,
срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями,
объяснениями, претензиями и т.д.;
• отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед
ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или
разрешениями спорных вопросов;
• некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических,
управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на
документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;
• отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к
использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных
для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но
отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;
• широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в
учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в
незначительной мере;
• использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны,
значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с