 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
112
Второй раздел Положения формулирует общую цель и основные задачи службы делопроизводства.
При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя.
Третий раздел Положения основной. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности
службы делопроизводства и называется «Функции». Их описание должно иметь четкие формулировки и
включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных
подразделений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание
функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем
ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы. При этом
необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или
участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также «утраты» или
пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При составлении этого раздела принято
оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой
форме.
Четвертый раздел Положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за
службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы
делопроизводства включают право проверять организацию работы с документами в структурных
подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их
составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения
своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать
наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и
исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с
отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.).
Для того чтобы установить разграничение прав службы и ее руководителя, в разделе устанавливают
персональные права руководителя службы делопроизводства. В их числе обычно есть право
устанавливать круг ответственности своих заместителей, подписывать, утверждать, визировать
определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и
освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять
документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.
Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства не регламентируются
отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел
«Руководство», где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы
делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование
организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обес-
печения деятельности службы.
Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный или включается в раздел «Руководство» и
содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную
ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям
правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы
службы, работу с кадрами и т.д.
Иногда в Положении раздел «Руководство» делится на три подраздела: руководитель службы
делопроизводства обязан (перечисление обязанностей), руководитель службы делопроизводства имеет
право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность
(персональная ответственность).
Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» должен отражать наличие и
характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями,
возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и
характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими
структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как
правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального
органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе
перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с
другими подразделениями.
Правовая значимость Положения как организационного документа повышается при включении в
него разделов, устанавливающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов,
критериев оценки работы структурного подразделения, порядка стимулирования и мер ответственности