 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
109
«совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и
организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и
эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки
текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи,
копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день
не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций,
структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно
предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы
делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Такое расширение функций будет
адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные
делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только
нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от
делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не
сформулированы*.
* Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.,1998, с. 5-6.
8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства
Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были
официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Единой
номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой
наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении
заработной платы в различных отраслях народного хозяйства.
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование
должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор про-
фессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования
включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам по характеру
труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и
технические исполнители.
* Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. — М.,
1995; Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М., Минтруд РФ,
1998.
Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего
делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным
отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов,
копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с
добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя —
планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности
подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением
работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного
персонала.
Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт,
редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор.
Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих
операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы
делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов.
Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими
специалистами и специалистами должно быть 2 : 1. В последнее время слово «специалист» стало обо-
значением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й
или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.