 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
10
Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация,
унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ,
которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это
разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий
(процессов) технических характеристик*.
В документоведении этот метод используется для создания
типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются
конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем
создаются тексты аналогичного содержания.
* Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991, т.2, с.1333.
Под унификацией
понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию»*
\
По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей
продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров**. Исходя из этого следует, что, во-
первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного
множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-
вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно
продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в
документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах
управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для
страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает
затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех
работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.
* Там же, с.526.
** ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения. — М., 1994,
п.3.22.
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления
единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя
ставить знак равенства. Стандартизация документов — высшая степень их унификации, доведение ее
результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный
характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как
предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на
отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды
продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) —
система документации, созданная по
единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен-
ной сфере деятельности.*
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1988, с.2.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации —
министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же
утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за
бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный
комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив
РФ — за систему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом
возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях,
организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Контрольные вопросы
1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?
2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?
3. Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны?