 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
408
них), касающиеся будущих выступлений, что позволит редакциям углубить содержание публикаций,
избежать возможных ошибок.
Подобные советы носят скорее рекомендательный, а не обязательный характер. Многое
зависит от конкретной обстановки, сложившихся отношений между организацией и СМИ. Важно,
однако, подчеркнуть: пресс-конференции являются действенной формой укрепления взаимного доверия
и нелогично было бы отвергать их.
Проведение презентаций. Поводом для организации этого мероприятия может стать лишь по-
настоящему значимое событие. Не только для фирмы-устроителя, но и деловых партнеров,
общественности. Организация может рассматривать презентацию как возможность формирования
деловых отношений с коллегами и журналистами.
Это событие требует тщательной подготовки. Разработанный заранее сценарий этого мероприятия
позволит избежать досадных сбоев, которые еще нередко случаются в практике наших фирм и касаются
чаще всего именно организационных вопросов. Сам сценарий условно может состоять из двух частей –
серьезной и развлекательной. Если первая включает в себя торжественные речи, приветствия, то вторая
– игровые моменты (шарады, тесты, конкурсы и т.д.). Очень важно умело соединить одно с другим, но
при этом соблюсти меру. Для разработки сценария и его осуществления на практике стоит пригласить
консультанта со стороны (у нас сегодня существуют целые фирмы, занимающиеся организацией такого
досуга). Финансовые расходы чуть возрастут, но зато снизится вероятность явных огрехов.
Участие в выставках, ярмарках. Общая атмосфера подобных событий, как правило, всегда носит
приподнятый характер. Оживленное общение, деловые знакомства, подписание контрактов... Однако
для каждой фирмы участие в выставках, ярмарках, тем более если они всероссийского или
международного уровня – дорогое удовольствие. И очень важно, чтобы вложенные затраты принесли не
только моральный, но и ощутимый экономический эффект. Как добиться его?
Многое зависит от предварительной подготовки. Первый вопрос, на который следует ответить, –
какую выставку выбрать? В нашей стране в последние годы их проходит немало – общих,
специализированных. Еще больший выбор подобных мероприятий за рубежом. Служба ПР призвана
дать квалифицированный анализ по этому поводу. Каковы масштабы той или иной выставки, ярмарки?
Какие фирмы представляют там свою продукцию? В какую сумму обойдутся затраты вашей
организации, если принять участие? Вот основной перечень вопросов, на которые должны быть
представлены четкие, аргументированные ответы.
Общие затраты включают в себя стоимость сооружения витрины (экспозиции), доставки ее до места
выставки, плату за аренду помещения, страховку и многое другое. Перед принятием окончательного
решения службе ПР следует посоветоваться с другими отделами и службами, у которых может
оказаться свое мнение по поводу предстоящего события. Если нет достаточных средств для участия в
выставке, то лучше вообще отказаться от этой затеи. Зачем вам создавать негативное впечатление о
деятельности своей организации? Повремените до лучших времен.
Было бы нелишним иметь предварительную информацию о том, что представляет собой помещение
будущей выставки: одноэтажное оно или двухэтажное? С какой стороны падает дневной свет? От этого
зависят некоторые тактические решения. Что собой представляет выставочный стенд, как лучше его
оформить? Все это каждая организация решает для себя сама. Экспонаты должны быть хорошо видны, а
подписи к ним сделаны крупным шрифтом. Если общего освещения недостаточно (а это часто бывает в
больших залах), следует подумать о дополнительном освещении экспозиции (стенда).
В обязанности службы ПР (совместно с рекламным отделом) входит также подготовка печатной
продукции, рассказывающей о сегодняшнем дне организации, перспективах ее развития и т.д. Эта
продукция, условно говоря, может быть двух видов. Для праздных посетителей – небольшого формата
листовки, для тех, кто проявит предметный интерес, – более детальный буклет или проспект,
выполненный в цвете. Все это по нынешним временам стоит недешево. Вместе с тем подобный подход
демонстрирует уважение фирмы к себе и окружающим.
При подготовке печатной продукции придется иметь дело с типографией, которая затребует готовый
оригинал-макет, выполненный с помощью компьютера. Во избежание проблем в наших условиях
следует подумать о печатной продукции не позднее чем за четыре-пять месяцев, тем более что вам
наверняка потребуется в оформлении помощь художника, фотографа.
Можно, конечно, предусмотреть все организационные, технические вопросы, связанные с участием
в выставке, и тем не менее не достичь желаемого эффекта. Многое зависит от того, насколько сама
организация проявит интерес к посетителям выставки. Одна активно идет на контакт с ними, отвечает