 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
158
деятельности. Для того чтобы избежать повторного использования их в учете, на каждом документе
ставят штамп «Аннулирован», «Заменен документом на магнитном носителе, инвентарный номер...».
Для устранения трудоемкости штамп разрешается ставить на титульном листе папки, пачки, в которой
сброшюрованы аннулированные документы. Аннулированные документы-оригиналы уничтожают
после окончания срока их архивного хранения.
При проведении аудита необходимо особенно тщательно проверить на предприятии порядок
погашения (аннулирования) документов-оригиналов, перезаписанных на магнитном носителе. Практика
показывает, что погашение штампом аннулированных документов нужно поручать работникам
вычислительного центра, которые осуществляют контроль выпуска выходных машинограмм.
Машинограмма имеет юридическую силу, если она создана на бумажном носителе в
человекочитаемой, печатной форме средствами вычислительной техники в соответствии с порядком,
установленным технологическим процессом обработки данных, соответствует стандарту на уни-
фицированные системы документации. Машинограммы, используемые в учете, контроле и аудите
хозяйственной деятельности предприятий, должны иметь необходимые формы засвидетельствования —
подписи работников информационно-вычислительного центра, контролирующих достоверность
выпуска выходной информации, и работников бухгалтерии — главного бухгалтера или
уполномоченного лица. Обязательными реквизитами машинограммы являются наименование и
местонахождение организации, создавшей машинограмму (вычислительная установка), дата создания
(выдачи) машинограммы.
Машинограммы, имеющие юридическую силу, используются также при планировании
деятельности предприятия, материально-технической поставке, оперативном управлении, статистике
при условии соблюдения необходимой формы засвидетельствования — подписей лиц, ответственных за
достоверность представленных данных.
В тех случаях, когда в машинограмму вносят исправления, сделанные от руки, необходимо, чтобы
лицо, вносящее исправления, указало основание для изменения данных, дату, должность и
засвидетельствовало правильность исправлений своей подписью. Каждое исправление машинограммы
проверяют при проведении ревизии, аудита.
Отраслевыми руководящими указаниями предусмотрены требования к технологии составления
машинограмм. Суть этих требований сводится к контролю достоверности отображенной в них
информации. Технологический процесс обработки данных и преобразования их в машинограмму
должен соответствовать утвержденному проекту, где предусмотрен контроль правильности алгоритмов
и программ обработки информации средствами вычислительной техники. В отдельных случаях для
визуального контроля допускается преобразование в человекочитаемую форму промежуточных
данных, полученных в процессе изготовления машинограмм, с указанием фамилии (кода) лица,
ответственного за правильность изготовления машинограмм. Выдача промежуточных данных особенно
важна при проведении ревизии, аудита хозяйственной деятельности, когда необходимо проверить
отдельные конкретные хозяйственные операции. Например, начисление заработной платы отдельным
работникам за определенный период с отражением каждого документа, принятого к оплате; отпуск
конкретного товара с оптовой базы на предприятие розничной торговли и т. п.
Принадлежность кода конкретному лицу, ответственному за достоверность машинограмм,
регистрируется информационно-вычислительным центром.
Одновременно создаются технические условия, исключающие возможность использования чужих
кодов.
Машинограммы составляют информационно-вычислительные центры на основании данных,
зафиксированных в первичных документах, полученных по каналам связи от автоматических
регистрирующих устройств в процессе автоматизированного решения задач. При ревизии и аудите
особое внимание уделяют достоверности и юридической силе этих данных.
Машинограммы и первичную документацию, на основании которой они составлены, после
использования для учета и контроля хозяйственной деятельности предприятия сохраняют в течение
сроков, установленных для этих документов государственными архивными органами. Обязанность
ревизии и аудита — проверить, как на предприятии придерживаются этого порядка.
Обязательные реквизиты машинограмм печатают с использованием программных и технических
средств и размещают в соответствии с требованиями стандарта на унифицированные системы
документации, а если их нет — в соответствии с требованиями отраслевых стандартов аналогично
изготовленным документам на магнитном и бумажном носителях.